Własny samochód mamy przystosowany do naszych potrzeb i wygody, zapewniliśmy sobie komfort jazdy i lubimy nim jeździć. Czy wyjeżdżając w podróż służbową możemy korzystać z prywatnego samochodu?

Używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych
Pracownik może wystąpić z wnioskiem, by podróż służbową odbyć własnym samochodem. Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej zarówno krajowej jak i zagranicznej samochodem osobowym lub innym pojazdem (motocyklem lub motorowerem), który stanowi własność pracownika. Pracownikowi przysługuje w takim przypadku zwrot kosztów przejazdu. Wysokość tego zwrotu będzie zależała od ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Mnożąc te wielkości przez siebie otrzymamy tzw. kilometrówkę. “Kilometrówkę” może ustalić pracodawca, ale stawka ustalona przez niego nie może być wyższa od określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym. Na podstawie tych przepisów ustala się stawki za kilometr przebiegu w zależności od pojemności skokowej silnika.

Obowiązujące stawki kilometrówki

Aktualnie obowiązujące stawki kilometrówki są niezmiennie od 2007 i kształtują się następująco:

• 0,5214 PLN/1 km dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 0,8358 PLN1 km dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
• 0,2302 PLN/1 km dla motocykli,
• 0,1382 PLN/1 km dla motorowerów.

Wysokość zwrotów kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, które nie są własnością firmy nie zmienia się od wielu lat. Regulacja wysokości stawek kilometrówki leży w gestii Ministra Infrastruktury, który wydaje odpowiednie rozporządzenia.

Rozliczanie wydatków z tytułu wyjazdu służbowego
Zdaniem specjalisty z portalu pitax.pl zwrot kosztów używania własnego samochodu do odbycia podróży służbowej jest wypłacany w formie kilometrówki, pracownika nie obowiązuje zbieranie i przedłożenie pracodawcy dokumentów potwierdzających wydatki poniesione na przejazdy.
Z kolei przepisy Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią, że wypłaty otrzymane jako zwrot kosztów z tytułu przejazdów, diet i innych wydatków w czasie podróży służbowej podlegają zwolnieniu z opodatkowania. Tak więc zwrot kosztów użycia samochodu prywatnego do przejazdów w czasie podróży służbowej nie jest opodatkowany PIT( art. 21 ust.1 pkt. 16 lit. a. ustawy o PIT).

Przychodów, które nie podlegają opodatkowaniu nie wykazujemy w rocznym rozliczeniu wykorzystując program pit. W PIT 2017 nie ujmiemy wypłat, które otrzymaliśmy w roku 2016 z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w podróży służbowej własnym samochodem.

Koszty rozliczane przez pracodawcę
Pracodawca w rozliczeniu podatkowym może odliczyć od przychodów należności wypłacone z tytułu oddelegowania i podróży służbowej pracowników. Wypłaty te co do zasady stanowią koszt uzyskania przychodu firmy. Zwroty kosztów wypłacone pracownikom z tytułu podróży służbowej pracodawca może odliczyć w całości, nawet jeśli świadczenia te przekraczają limity określone w rozporządzeniach, ale z jednym wyjątkiem.

Wyjątek stanowią wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę z tytułu zwrotu kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych w podróży służbowej. W tym przypadku kosztem nie mogą być wydatki w wysokości przekraczającej limit ustalony przez pracodawcę . Pracodawcę z kolei obowiązuje ustalenie kwoty zwrotu przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu zgodnie z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem. Dodatkowo wymagane jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Pity 11 (pity roczne) wystawiane przez pracodawcę nie zawierają kwot wypłaconych pracownikowi z tytułu wydatków poniesionych w podróżach służbowych, gdyż co do zasady nie podlegają one opodatkowaniu. Jednakże wyjątek stanowią kwoty zwrotów kwot wydanych na posiłki oraz na przejazdy w wysokościach powyżej limitu. Od nadwyżki, czyli kwoty przekraczającej limit, należy odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych i wykazać ją w pitach, zarówno w pit 11 sporządzanym przez pracodawcę, jak i w deklaracji rozliczanej przez pracownika.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w rozliczeniu pit 2017 może odliczyć od przychodu koszty poniesione w związku z podróżami służbowymi odbytymi zarówno przez pracowników jak i przez niego samego i w ten sposób optymalizować swój podatek.

Warunek zaliczenia zwrotów w koszty firmy
Możliwość zaliczenia należności wypłaconych z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych powstaje dopiero wtedy, gdy wypłaty należnych kwot zostaną dokonane.

Jest to zgodne z postanowieniami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, której art. 16 ust. 1 pkt 57 zawiera zapis, że nie można uważać za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepozostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności ze stosunku pracy. W rozumieniu tego artykułu wydatki pracodawcy na świadczenia dla pracownika lub należności z tytułu zwrotu poniesionych kosztów mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem, że zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Wydatki te powinny też być właściwie udokumentowane.